Niveau d’étude: Non précis

Localité: Nigeria / Abuja

Expérience: 2 ans

Date limite: 12-08-2022

Lieu d’affectation : Local PMU Office, Birnin Kebbi

Type de contrat : Temps plein, environ 24 mois

Contexte

Le projet Le West African Power Pool (WAPP) est une institution spécialisée de la Communauté économique des États de l’Afrique de l’Ouest (CEDEAO). Il rassemble 14 pays de la communauté économique régionale. WAPP est composé d’entreprises publiques et privées impliquées dans la production, le transport et la distribution d’énergie électrique en Afrique de l’Ouest. Le projet North Core de 330 kV consiste en la construction d’une ligne de transport de 330 kV sur une longueur d’environ 875 km entre Birnin-Kebbi au Nigéria et Ouagadougou au Burkina Faso, en passant par la région de Niamey au Niger. Le projet relie également le Bénin, dans la région de Malan ville, à travers le Niger. Le projet est cofinancé par la Banque mondiale, la Banque africaine de développement, l’Agence française de développement, l’Union européenne et le gouvernement du Nigeria.Compte tenu de la dimension régionale du projet, et afin d’améliorer sa coordination, les ministres de l’énergie des pays du centre-nord ont convenu de mettre en place un cadre institutionnel prévoyant la création d’une unité de gestion de projet (UMP) pour aider, entre autres, au développement et à la mise en œuvre physique du projet. L’UMP se compose d’une unité centrale basée à Abuja, au Nigéria, et aura également des bureaux locaux dans chacun des pays impliqués dans le projet.Le projet PMU (Unité centrale et Bureaux de Pays) est appuyé par un Ingénieur Consultant recruté principalement pour assurer la supervision des travaux de construction entrepris par les Entrepreneurs.

Description

Le poste Relevant directement de l’ingénieur des contrats, l’adjoint aux finances et à l’administration fournira un soutien dans l’exécution des activités quotidiennes de l’Unité en ce qui concerne toutes les questions administratives et d’employés. Il/elle veillera à ce que les tâches assignées soient exécutées de manière efficace et efficiente et conformément aux lignes directrices en matière de politiques et de procédures du projet North Core.Le titulaire soutiendra également le Département des finances dans la gestion financière de l’UMP locale et dans la préparation des rapports financiers requis, conformément aux procédures et directives d’information financière du projet. À cette fin, le titulaire de l’emploi aura une relation hiérarchique en pointillés avec le comptable et l’agent administratif de l’UMP centrale.

Fonctions et responsabilités Les principales

fonctions de l’adjoint aux finances et à l’administration sont les suivants :

A. Gestion administrative :

  • Assurer la mise en œuvre efficace des manuels des procédures administratives, financières et comptables;
  • Appuyer le Coordonnateur de pays dans la gestion quotidienne des activités du Projet;
  • Fournir à tout le personnel local de l’UMP le soutien administratif nécessaire à l’exercice de leurs fonctions;Identifier les fournisseurs de biens et de services nécessaires au bon fonctionnement de l’UMP locale;
  • Initier la procédure de sélection des fournisseurs et des prestataires de services requise par l’UMP locale;Préparer les bons de commande pour signature par le coordonnateur de pays;
  • Préparer les bons d’approvisionnement et de livraison pour les fournitures et les services fournis;
  • Coordonner la rédaction de la correspondance liée au projet;
  • S’assurer que tous les documents de voyage pour le personnel local de l’UMP sont préparés rapidement (ordres de mission, budgets de mission, billets);
  • Assurer un système de classement et d’archivage de tous les documents administratifs et financiers de l’UMP locale;Préparer les procès-verbaux des réunions;
  • S’acquitter de toute autre tâche assignée par le Coordonnateur de pays.

B. Gestion financière et comptable :

  • Appuyer la préparation des  budgets provisoires pour les opérations des bureaux locaux de l’UMP à soumettre au Coordonnateur de pays pour examen et transmission à la Direction de l’UMP centrale;
  • Préparer des plans provisoires de flux de trésorerie et assurer le suivi de leur mise en œuvre;Préparer et présenter pour approbation par la direction du projet de pays, des chèques et des demandes de transfert de fonds sur les comptes opérationnels détenus auprès des banques locales;
  • Veiller à ce que les comptes généraux de l’UMP locale soient correctement tenus;
  • Assurer le suivi de l’exécution du budget et signaler régulièrement au Coordonnateur de pays les écarts entre les prévisions et les valeurs réelles;
  • Justifier l’utilisation de toutes les avances reçues de l’UMP centrale;
  • Appuyer le Coordonnateur de pays dans le suivi des demandes de décaissement;
  • Assurer l’efficacité et l’efficience des contrôles internes;
  • Participer à la préparation des rapports financiers pour soumission et approbation par la direction conformément aux normes et à la fréquence requises par les donateurs;
  • Veiller à ce que toute la documentation nécessaire soit disponible pour les audits internes et externes des fonds gérés par l’UMP locale;

C. Gestion des employés :

  • S’assurer que tous les dossiers obligatoires de gestion des employés sont conservés;
  • Tenir un registre de présence et soumettre les rapports connexes à la direction locale de UMP;
  • Veiller à ce que les dossiers individuels du personnel local de l’UMP et la documentation du projet soient conservés;
  • Assurer le transfert des salaires du personnel local de l’UMP;
  • Recevoir les demandes de congé du personnel et les transmettre à l’autorité compétente;
  • Initier, au nom du Coordonnateur de pays, l’évaluation annuelle des performances et la notation du personnel afin de déterminer s’il faut ou non renouveler son contrat de travail;
  • Assurer la mise en œuvre des plans de formation pour le personnel des agences de mise en œuvre des projets ainsi que pour le personnel local de l’UMP;

D. Gestion des actifs :

  • S’assurer que les stocks et les équipements acquis avec les fonds locaux des PMU sont protégés et peuvent être vérifiés à tout moment ;
  • Veiller à ce que toutes les mesures soient prises pour localiser et identifier les équipements acquis avec les fonds fournis à l’UMP locale et aux autres bénéficiaires;
  • Veiller à ce que le personnel utilise les biens judicieusement;
  • Établir des inventaires d’immobilisations selon un calendrier préétabli;
  • Gérer les immobilisations et tout autre consommable nécessaire au bon fonctionnement de l’UMP locale;
  • Gérer le carburant;
  • Assurer la sécurité des lieux;S’assurer que les clés d’accès aux différents bureaux qui lui sont confiés sont correctement conservées.
  • Assurer l’entretien de l’équipement du projet;

Profil

  •  Minimum d’un diplôme universitaire en comptabilité, finance, gestion, administration, économie ou disciplines similaires;
  • Au moins cinq (05) ans d’expérience professionnelle en administration et en gestion financière;
  • Avoir au moins deux (02) ans d’expérience dans l’administration conformément aux règles des donateurs internationaux (Banque mondiale, BAD, AFD, Union européenne et autres);
  • Maîtrise de l’utilisation d’un progiciel de gestion tel que TOMPRO, SAP ou similaire.
  • La maîtrise de TOMPRO en particulier serait un atout;Démontrer de l’expérience dans l’archivage électronique de documents;
  • Maîtrise des logiciels informatiques pertinents (MS Word, MS Excel, MS Outlook, PowerPoint) et de l’utilisation d’Internet.

Attributs et compétences

Excellentes compétences organisationnelles avec capacité à travailler en équipe et sous pression;Bonnes compétences en communication (orale et écrite), capacité à prendre des initiatives et à faire preuve d’intégrité professionnelle;Être consciencieux et efficace dans l’obtention de résultats;Excellentes compétences interpersonnelles, attention aux détails et compétences en résolution de problèmes.

Langue: Une exigence majeure pour ce poste est d’avoir une bonne maîtrise de l’anglais (lecture, expression orale et écrite).

Durée: La durée de la mission sera de 24 mois avec une période probatoire de 6 mois. 

Exigences en matière de rapports:

L’assistant administratif et financier devra préparer des rapports d’activité de fin de mois à transmettre à la coordination nationale de l’Unité de gestion de projet. Il / elle contribuera également à la préparation des rapports trimestriels et annuels des activités du projet.                                                                                            

NB: Veuillez noter que seuls les ressortissants résidant dans le pays peuvent postuler.

Postuler ici : http://Recrutement de 01 Finance and Administrative Assistant pour Projet Dorsale Nord de l’EEEOA (professionnallink.com)