Apercu:

FHI 360 est une organisation à but non lucratif axée sur le développement  humain, qui oeuvre à l’amélioration des conditions de vie de manièrevdurable à travers la promotion de solutions integrées et adaptées au contexte local. Notre personnel regroupe des experts dans les domaines de santé , de l’Education; de la Nutrition , de l’Environnement , du Développement économique , de la société civile , des questions liées au genre, de la jeunesse, de la recherche de le technologie , ce qui crée une combinaison unique d’expertise qui nous permettent de rélever les défis interdépendants actuels en matière de développement. FHI 360 est présente dans plus de 70 pays et sur l’ensemble du territoire des Etats-Unis.

FHI 360 est présent au Tchad depuis Novembre  dans le cadre de la mise en oeuvre du projet financé par l’USAID intitulé Projet de Renforcement de la Société Civile au Tchad.

Celui ci visera à renforcer la soiété civile et à promouvoir l’engagement civique afin d’améliorer la gouvernance  démocratique au Tchad. Il intervient dans toutes les provinces du Tchad a savoir Faya, Mao, Mongo , Abéché, et Moundou. A ce titre , FHI 360 cherche à recruter une/un assistant (e) adminstratif (ve) pour son bureau de N’Djaména.

Résumé du poste:

Ce poste se caractérie par l’éxécution de diverses taches administratives et de soutien de bureau.Les postes administratives exigent la connaissance des politiques et procédures organisationnelles et ministérielles afin de communiquer des informaions concernant les programmes , les fonctions et les services.Les taches accomplies peuvent inclure la préparation de documments et de rapports , l’utilisation de la technologie bureautique , la compilation de dossiers , l’organisation et la tenue de fihiers , l’affichage d’informations , l’acceuil/l’orientation / l’assistance d’autrui , l distribution du courrier et la photocopie. L’eventail des taches comprend , mais sans s’y limiter , la collecte et la vérification des données , la synthèse et le rapprochement des informations ou des données financières , la gestion des enregistrements , l’examen et le traitement , la recherche et l’inventaire.

Responsabilités:

Placé (e) sous la responsabilité directe du Responsable des ressources humaines et de l’Administration , l’Assistant (e) Administratif (ve) soutiendra la mise en oeuvre du projet financé par l’USAID.

Il/Elle aura pour taches:

-Répond aux téléphones. Prend des messages ou des champs /répond aux questions de routine et non courantes;

-Fournit des informations aux appelants. Travaille en coopération avec tout le personel , couvir les téléphones;

-Configure et soutient des fichiers , prépare des rapports, des présentations et des graphiques, fournit aux employés des fournitures de bureau , effectue la saisie des données , relit et compile des rapports spéciaux;

-Récoit et distribue le courrier entrant et coordonne le courrier sortant, y compris les services de messagerie , le compte de machine à affarnchir et la distribution du courrier entre les bureaux;

-Planifie les réuniosn et organise les réunions.Fournit un soutien aux reunions au bésoin (par exemple , planification des salles de conférence, coordination de la nourriture , logistique) et communique avec le personnel interne et externe au besoin;

-Prépare et maintient la documentation , les plans , les rapports , les horaires,les bases de données , les feuilles de calcul, les journaux etc…

-Etablit et développe , maintient et met à jour le sytème de classement;

-Planifie et organise des activités complexes tellesque les réunions , voyages , conférences et activités du département pour les membres ;

-Organise des plans de voyage et des itinéraires complexes et détaillés. Compile les documents pour les réunions liées aux voyages. Traite les formulaires de frais de déplacement;

-Répond aux demandes d’informations régulières ;

-Gère le magazin en collaboration avecle coordinateur logistique et sécurité;

-Donne un appui au service finance dans la remise des chéques aux fournisseurs;

-Agit en tant que liaison avec d’autres départements et agences externes y compris tout le personnel;

-Gère les informations confidentielles et non courantes.

Connaissances et compétences appliquées : 

-Démontre une compréhension du domaine de spécialisation , des procédures  , des méthodes et des pratiques du programme y compris la connaissance des responsabilités du programme ;

-Utilise les systèmes de classement et de données , les fonctions et / ou les procèdures en utilisant des lignes directrices prescrites ou établies;

-Utilise une terminologie spécifique au programme;

-Receuille des informations facilement disponibles à partir des archives du bureau pour rédiger des e-mails , des notes de service et d’autres documents,

-Relit les documents pour la grammaire , l’orthographe , la ponctuation et la mise en frome de base.Fournit des réponses aux demandes d’informations générales;

-Enregistre et documente les informations avec précision;

-Résolution de problémes et impact: Reconnait , définit et résout les problémes non standard à l’aide de procédure d’exploitation, de pratiques et de précédents établis,

-Résout les problèmes récurrents ainsi que certaines situations;

-Anticipe  les problèmes et élabore des recommandations pour la résolution de la gestion. Des erreurs peuvent etre détéctées et coorigées mais peuvent entrainer une perte de temps modérée ou une insatisfaction des cliens/utilisateurs;

– Capacité a développer des plans de travail efficace et des priorités pour atteindre les objectifs de l’organisation ;

– Capacité à gérer des délais serrés et à éxécuter un large volume de travail avec un minimum ou pas de supervision ;

– Expérience prouvant un sens aigu de la diplomatie et des rélations publiques ;

– Excellentes compétences d’analyse et résolution des problèmes pour planifier , organiser et gérer les ressources en vue du bon déroulement des projets;

-Faire preuve d’experience pour motiver , inspirer et collaborer avec autrui;

-Aptitude à parler la langue du pays et à faire preuve de sensibilté et d’ouverture.

Qualifications réquises:

-Niveau de Licence en administration des entreprises , ressources humaines , finances , comptabilité , ou un domaine connexe;

-Au minimum 03-05 années d’expérience dans le poste d’assistant administratof;

-Autres certifications de gestion/ professionnelles pertinentes , une connaissance des règles et réglementations pour les projets financés par des bailleurs de fonds seraient un avantage;

-Une experience avec une ONG ou organisation internationale est un avantage;

-Capacité à réceuillir , recommander et résumer les données pour les rapports , trouver des solutions à divers problèmes adminstratifs et prioriser le travail;

-Maitrise de l’outil informatique telque:Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint etc…) courrier éléctronique , téléphone , imprimante , calculatrice , copieur , téléphones portables , et autres appareils portables;

-Capacité de s’asseoir et de se tenir debout pendant de lobgues périodes , capacité de soulever un poids de 5-20kg;

-L’experience doit réfleter les connaissances ,les compétences et les capacités énumérées ci-dessus.

Candidature:

Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées à postuler ce poste.

Les candidatures sont acceptées jusqu’au 06 Mars 2021 

Veuillez envoyer un CV et une lettre de motivation à : [email protected] ou déposer au bureau de FHI360 sis au quartier Aéroport en face du bureau de l’ONG JRS sur le prolongement de l’UNICEF.

Veuillez noter que seuls les candidtats préselectionnés seront contactés .